Software de gestão financeira é crucial para o sucesso organizacional
Segundo projeção da Allianz Trade, o índice de insolvência de empresas no Brasil deve crescer 15% entre 2022 e 2023 — o resultado é acima da média mundial prevista. Neste cenário, é fundamental encontrar alternativas para vencer os desafios e ter o orçamento bem organizado. Isso é possível com um software de gestão financeira.
Trata-se de um sistema específico para organizar o caixa e o capital de giro disponível, garantindo que a empresa mantenha um bom faturamento e honre os seus compromissos de curto e longo prazo. Mais do que isso: ele potencializa a gestão.
Desta forma, é essencial contar com esse sistema na sua empresa. Conheça melhor e entenda como ele ajuda seu negócio a trilhar o caminho do sucesso.
Afinal, o que é um software de gestão financeira?
O software de gestão financeira é uma ferramenta que permite administrar o fluxo financeiro da sua empresa. Além disso, ele automatiza atividades como o pagamento de fornecedores.
Tudo isso é garantido pela integração de dados dos diferentes setores do negócio, centralizando as informações e oferecendo insights que ajudam a identificar gargalos e definir os próximos caminhos a seguir.
Aqui, é importante reforçar que a gestão financeira é responsável por analisar todas as entradas e saídas de recursos e, por isso, é a partir desses dados que várias decisões são tomadas. Por exemplo, se for identificada a falta de capital para quitar as dívidas de curto prazo, a empresa pode optar pela contração de um empréstimo.
Da mesma forma, os dados permitem entender qual é o melhor momento para fazer investimentos sem colocar em risco a saúde financeira organizacional. Aliás, o grande propósito do sistema de gestão é assegurar que o negócio tenha a capacidade de se manter viável e honrar seus compromissos, tendo dinheiro em caixa e realizando investimentos para a expansão das atividades.
Qual a importância do software de gestão financeira para as empresas?
Qualquer empresa — independentemente de porte e setor de atividade — precisa gerenciar bem suas finanças. Caso contrário, a tendência é o negócio entrar em falência ou, pelo menos, ficar estagnado por falta de condições para crescer de maneira sustentável.
Esse cenário surge tanto pela falta de gestão financeira quanto pelo controle manual das informações. Afinal, anotar os números em cadernos ou mesmo em uma planilha de Excel deixa margem para muitas inconsistências.
Isso acontece por vários motivos. Por exemplo, é possível:
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Esquecer de anotar algum dado.
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Cometer algum erro de digitação.
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Ter alguma falha na fórmula, que calcula o resultado de maneira equivocada.
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Perder atualizações importantes.
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Perder o próprio arquivo e não ter um backup do documento.
Por isso, cada vez mais empresários optam por soluções automatizadas. Isso é o que identificou uma pesquisa da Capterra, que também constatou que:
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15% das micro, pequenas e médias empresas ainda usam papel e caneta para controlar a contabilidade e, por consequência, a gestão financeira;
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61% usam o Excel ou as planilhas do Google;
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24% optam por um software de gestão.
Do total de entrevistados que ainda usam cadernos para o controle das finanças, 90% planejam investir em uma solução automatizada no prazo de 6 meses a 1 ano. Além disso, o principal problema apontado pelos entrevistados foi a atualização sobre leis e regulações tributárias — desafio de 23% dos respondentes.
Esses aspectos podem ser resolvidos com um sistema de gestão financeira — afinal, todas as mudanças tributárias e fiscais já são implementadas pelo software. Por isso, é mais um fator que reduz as preocupações do empresário.
Além do mais, cuidar bem das finanças é fundamental para o sucesso do negócio. Segundo estudo do IBGE, 48% das empresas brasileiras fecham as portas no prazo de 3 anos. Um dos principais motivos é a falta de gestão financeira eficiente, apontado por 25% dos empreendedores. Outros fatores são:
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Alta carga de impostos: 31%.
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Pouca demanda e alta competitividade: 29%.
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Dificuldade para conseguir linhas de crédito: 25%.
Como o sistema de gestão financeira funciona?
Todas as funcionalidades do software são voltadas para o acompanhamento ponta a ponta das finanças do negócio. Neste processo, as atividades são facilitadas e automatizadas. Ao mesmo tempo, dados aprofundados são gerados para guiar as decisões a serem tomadas.
Por centralizar os dados em um único painel de controle, é mais fácil ter uma visão ampla da situação da empresa. Isso é possibilitado pelas funcionalidades disponibilizadas no software. As principais são:
Fluxo de caixa
Garante o acompanhamento de todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, facilitando a realização de projeções. A falta de monitoramento pode levar ao descasamento de caixa, ou seja, ter dinheiro para receber, embora não o suficiente para honrar todos os compromissos — gerando assim dívidas para a empresa.
Segundo dados da Serasa Experian, 6,1 milhões de empresas estavam endividadas em abril de 2022. O principal setor afetado foi o de serviços, cujo índice chegou a 52,5%. Já no comércio e na indústria ele ficou, respectivamente, em 38,3% e 7,9%.
Emissão de boletos
Geralmente a ferramenta oferece uma quantidade mensal de boletos a serem emitidos sem custos, o que pode reduzir as despesas da empresa. Os melhores softwares de gestão financeira também asseguram o recebimento do dinheiro em um prazo curto — por exemplo, em até 2 dias úteis. Além disso, a emissão de boletos facilita a importação de transações bancárias para aumentar o controle financeiro e oferece mais um meio de pagamento aos clientes.
Emissão de notas fiscais
Automatiza a emissão e a importação de notas fiscais recebidas e emitidas. Dessa forma, você tem todos os dados em mãos sempre que precisar.
Controle financeiro
Essa funcionalidade automatiza a importação de transações bancárias e o controle de pagamentos e recebimentos. Ou seja, você se organiza em relação às contas e aumenta a sua previsibilidade de receitas.
Controle de estoque
Assegura o monitoramento e o recebimento de alertas quando chegar na quantidade mínima do produto armazenado. Assim, você identifica o que tem em estoque e oportunidades de promoção (para se desfazer das mercadorias sem giro), além de evitar ficar com muito capital de giro parado.
Geração de relatórios financeiros
As finanças do seu negócio são consolidadas em relatórios precisos e atualizados. Eles são relativos aos Demonstrativos de Fluxo de Caixa (DFC) e de Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Esses documentos evitam inconsistências nos dados enviados e facilitam a tomada de decisão.
Quais são os desafios das empresas que não usam um sistema de gestão financeira?
Os dados apresentados anteriormente já demonstram alguns desafios enfrentados pelas empresas — especialmente aquelas que não utilizam um software de gestão financeira. De modo geral, é possível resumir essa situação da seguinte forma: a falta do sistema especializado dificulta o planejamento das ações a serem seguidas.
Com isso, a empresa tende a ter mais dificuldade de crescer, destacar-se da concorrência e fazer investimentos. Além desses pontos, outros desafios enfrentados são falta de:
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Conhecimento do valor patrimonial da empresa.
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Acompanhamento constante do desempenho organizacional.
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Informações sobre o rendimento operacional do negócio.
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Detalhamento de todas as operações realizadas, como fluxo de caixa, custo por produto, oferta de benefícios e folha de pagamento.
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Especificação de objetivos e metas.
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Controle dos prazos de vencimento, o que pode levar ao pagamento de juros e multas.
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Separação das contas pessoais e empresariais, o que compromete a saúde organizacional.
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Consideração do capital de giro.
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Provisionamento de despesas de início e fim de ano.
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Gestão adequada do lucro auferido.
Como usar o sistema para gestão das suas finanças?
Para alcançar os melhores resultados e potencializar o uso do software de gestão financeira, é importante adotar algumas boas práticas. As principais são:
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Personalizar o sistema com informações empresariais, inserindo dados de vendas, clientes, financeiro e estoque.
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Conciliar sua conta bancária para controlar os saldos e outros dados.
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Definir as responsabilidades de cada um da equipe para controlar o acesso por perfis de usuário. Isso evita vazamentos de dados e traz segurança às operações.
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Usar todas as funcionalidades da ferramenta, como a geração de relatórios, a emissão de boletos e notas fiscais e a integração com sistemas contábeis.
Portanto, na hora de escolher um sistema de gestão financeira, é importante verificar a opção que centralize o máximo de tarefas. Ele também deve garantir o controle de receitas, despesas e estoque. Por fim, é válido ter a capacidade de gerar relatórios financeiros para facilitar os processos decisórios.
